Cách xử lý các trường hợp hóa đơn điện tử viết sai

- Tải mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn tại đây:
- Tải mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử tại đây:

            Khi sử dụng hóa đơn điện tử cũng sẽ có thế xảy ra những sai sót trong quá trình lập hóa đơn. Kế toán phải căn cứ vào từng trường hợp sai sót cụ thể để áp dụng cách điều chỉnh đúng quy định

1. Căn cứ theo hướng dẫn của:

- Thông tư 32/2011/TT-BTC ban hành ngày 14/03/2011

- Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành ngày 12/09/2018

- Thông tư 68/2019/TT-BTC ban hành ngày 30/09/2019

- Các công văn khác hướng dẫn xử lý cho từng trường hợp sai sót cụ thể

2. Viết sai hóa đơn điện tử

a) Doanh nghiệp chưa kê khai thuế

- Trường hợp 1: Hóa đơn viết sai tên Công ty, địa chỉ.

Hướng xử lý:  Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bên ký xác nhận sai sót) không cần hủy và lập hóa đơn điều chỉnh

- Trường hợp 2: Hóa đơn viết sai tên mã số thuế, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, ngày tháng năm, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, cộng tiền hàng, tổng thanh toán.

Hướng xử lý:

Bước 1: Bên bán và bên mua xác nhận sai sót, lập biên bản hủy hóa đơn điện tử đã lập sai

Bước 2: Bên bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho người mua, trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ "hóa đơn này thay thế hóa đơn số ..., ký hiệu, ngày/tháng/năm

b) Doanh nghiệp đã kê khai thuế

- Trường hợp 1: Hóa đơn viết sai tên Công ty, địa chỉ.

Hướng xử lý:  Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bên ký xác nhận sai sót) không cần hủy và lập hóa đơn điều chỉnh

- Trường hợp 2: Hóa đơn viết sai tên mã số thuế, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, ngày tháng năm, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế, cộng tiền hàng, tổng thanh toán.

Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn (2 bên ký xác nhận sai sót)

Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh

3. Hướng dẫn lập hóa đơn điều chỉnh

a) Cách viết hóa đơn điều chỉnh mã số thuế, tên hàng hóa, ngày tháng năm, số tiền bằng chữ, đơn vị tính... (Những sai sót không ảnh hưởng đến số tiền)

Ví dụ 1: Ngày 26/06/2021 kế toán phát hiện hóa đơn số 0000115, ký hiệu AA/21E, ngày 25/02/2021 (sai mã số thuế, Hóa đơn này 2 bên đã kê khai vào quý 1/2021)

Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn GTGT viết sai

Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh số: 0000320, ký hiệu AA/21E, ngày 26/06/2021 (trùng với ngày lập biên bản điều chỉnh).

Ví dụ 2: Ngày 26/06/2021 phát hiện hóa đơn số 0000120, ký hiệu AA/21E, ngày 01/03/2021. (Sai số tiền bằng chữ, đúng là: Năm triệu, năm trăm, bốn mươi nghìn đồng, nhưng hóa đơn viết sai là: Năm triệu năm trăm nghìn đồng, Hóa đơn này 2 bên đã kê khai vào quý 1/2021)

Cách xử lý:

Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Bước 2: Xuất hóa đơn điều chỉnh: Số 0000322, ký hiệu AA/21E ngày 26/06/2021 (trùng với ngày lập biên bản điều chỉnh), cụ thể như sau:

Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh không ảnh hưởng đến số tiền, tiền thuế không kê khai thuế. Chỉ lưu hóa đơn điều chỉnh + biên bản điều chỉnh cùng hóa đơn sai, để sau này giải trình

b) Cách viết hóa đơn điều chỉnh tăng, giảm tiền thuế, thuế suất, số tiền... (Sai sót ảnh hưởng đến số tiền)

Ví dụ 1: Ngày 15/03/2021 Công ty TNHH Thương mại dịch vụ Lê Việt bán 10 máy in Cannon 3300LP cho Cty Lê Quý. Và đã xuất hóa đơn số 0000132, ký hiệu AA/21E. Đơn giá chưa có thuế GTGT là 5.500.000 đồng/chiếc

- Và 2 bên đã kê khai hóa đơn đó vào quý 1/2021

- Nhưng đến ngày 26/06/2021: Công ty Lê Quý phát hiện hóa đơn đó bị sai đơn giá (Đúng là 5.000.000 đồng, nhưng đơn giá viết sai là 5.500.000). Công ty Lê Việt phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá cho 10 máy in trên với giá 500.000 đồng/chiếc

 Xuất hóa đơn điều chỉnh: Số 0000330, ký hiệu AA/21E ngày 26/06/2021 (trùng với ngày lập biên bản điều chỉnh), cụ thể như sau:

- Công ty Lê Việt (Bên bán): Kê khai hóa đơn điều chỉnh giảm hóa đơn số 0000330, ký hiệu AA/21E, ngày 26/06/2021 như sau: Kê khai Âm vào chỉ tiêu 32: 5.000.000 đồng và chỉ tiêu 33: 500.000 đồng trên tờ khai 01/GTGT của quý 2/2021

- Công ty Lê Quý (Bên mua): Kê khai Âm vào chỉ tiêu 23,24,25 trên tờ khai 01/GTGT của quý 2/2021

Ví dụ 2: Ngày 27/06/2021 phát hiện hóa đơn số 0000136, ký hiệu AA/21E, ngày 18/03/2021 bị sai thuế suất thuế GTGT (Đúng là 10%, nhưng hóa đơn viết sai là 0%, bên bán đã kê khai vào quý 1/2021)

Cách xử lý:

Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Bước 2: Xuất hóa đơn điều chỉnh tăng: Số 0000335, ký hiệu AA/21E, ngày 27/06/2021 (lập trùng với ngày bý biên bản điều chỉnh hóa đơn) cụ thể như sau:

Cách kê khai: Kê khai hóa đơn điều chỉnh đó vào kỳ hiện tại quý 2/2021: Kê khai trực tiếp trên tờ khai 01/GTGT quý 2/2021

Bên bán: Kê khai vào Chỉ tiêu 33 của Tờ khai 01/GTGT

Bên mua: Kê khai vào chỉ tiêu 24 và 25 của Tờ khai 01/GTGT